FAQs

Auf diesen Seiten habne wir die wichtigsten Fragen für euch zusammengestellt.

Präventionsschulungen

Benötige ich eine Präventionsschulung?

In der Regel benötigen alle Leitenden im DV Köln eine Präventionsschulung des Typs "Basis Plus". Die Kriterien hierfür sind z. B. der regelmäßige Kontakt zu Kindern und Jugendlichen oder das gemeinsame Übernachten auf einem Zeltplatz oder in einem Haus mit Kindern und Jugendlichen. In wenigen Ausnahmen wird nur eine Basis-Schulung oder gar keine Schulung benötigt. Sprich am besten mit deinem Vorstand, dieser kann dir weitere Informationen geben.

Wo kann ich eine Präventionsschulung machen?

In jedem Bezirk des DVs Köln werden regelmäßig Präventionsschulungen angeboten. Die Termine erfährst du über deinen zuständigen Vorstand oder hier. Da die Präventionsschulungen nach einem Curriculum durchgeführt werden, das in allen Bistümern in NRW gleich ist, kannst du auch Präventionsschulungen anderer katholischer Jugendverbände, des BDKJs oder einer Pfarrgemeinde in ganz NRW besuchen.

Wem zeige ich das Zertifikat meiner Präventionsschulung und was ist bei der Einsichtnahme zu beachten?

Das Zertifikat deiner Präventionsschulung zeigst du deinem zuständigen Vorstand. Dieser wird sich das Datum der Schulung notieren. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es dem Vorstand nicht erlaubt, das Zertifikat einzubehalten, zu kopieren oder abzufotografieren.

Wie lange ist die Präventionsschulung gültig?

5 Jahre. Danach muss eine Vertiefungsschulung besucht werden oder nochmals die Präventionsschulung.

Ich habe bereits eine Präventionsschulung besucht, aber nicht im kirchlichen Kontext bzw. nicht in NRW - zählt die auch?

In diesem Fall wendest du dich am besten an Sarah vom Diözesanbüro, sie wird sich die Inhalte der Schulung anschauen. Wenn diese weitestgehend mit den Inhalten des Curriculums der NRW-Bistümer übereinstimmen, kann deine Schulung von uns anerkannt werden.

Was ist, wenn jemand nicht an der Präventionsschulung teilnehmen möchte?

Unsere Präventionsmaßnahmen ergeben sich aus dem staatlichen und kirchlichen Recht und sind damit nicht verhandelbar. Versuche, mit der Person ins Gespräch zu kommen, um herauszufinden, was die Gründe dafür sind. Erkläre ihm*ihr den Hintergrund und plädiere auf den Kern der Sache, nämlich den Schutz der uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Weigert sich die Person noch immer, kann sie nicht in der angedachten Aufgabe tätig werden.

Vertiefungsschulungen

Wo kann ich eine Vertiefungsschulung machen?

In jedem Bezirk des DVs Köln werden regelmäßig Vertiefungsschulungen angeboten. Aktuell sind es Schulungen zu den Themen "sexualisierte Sprache" oder "Cybermobbing". Die Termine erfährst du über deinen zuständigen Vorstand oder hier.

Auch das Bistum, die Pfarrgemeinden und andere katholische Jugendverbände bieten Vertiefungsschulungen an. Am Titel lässt es sich evtl. nicht sofort erkennen aber in der Ausschreibung wird darauf hingewiesen.

Wem zeige ich das Zertifikat meiner Vertiefungsschulung und was ist bei der Einsichtnahme zu beachten?

Das Zertifikat deiner Vertiefungsschulung zeigst du deinem zuständigen Vorstand. Dieser wird sich das Datum der Schulung notieren. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es dem Vorstand nicht erlaubt, das Zertifikat einzubehalten, zu kopieren oder abzufotografieren.

Wie lange ist die Vertiefungsschulung gültig?

5 Jahre. Danach muss erneut eine Vertiefungsschulung besucht werden oder nochmals die Präventionsschulung.

Was ist, wenn jemand nicht an der Vertiefungsschulung teilnehmen möchte?

Unsere Präventionsmaßnahmen ergeben sich aus dem staatlichen und kirchlichen Recht und sind damit nicht verhandelbar. Versuche, mit der Person ins Gespräch zu kommen, um herauszufinden, was die Gründe dafür sind. Erkläre ihm*ihr den Hintergrund und plädiere auf den Kern der Sache, nämlich den Schutz der uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Weigert sich die Person noch immer, kann sie nicht in der angedachten Aufgabe tätig werden.

Erweitertes Führungszeugnis

Muss ich ein eFZ vorzeigen?

In der Regel müssen alle Leitenden im DV Köln ein eFZ vorzeigen. Die Kriterien hierfür sind z. B. der regelmäßige Kontakt zu Kindern und Jugendlichen oder das gemeinsame Übernachten auf einem Zeltplatz oder in einem Haus mit Kindern und Jugendlichen. In wenigen Ausnahmen kann auf die Einsichtnahme verzichtet werden. Sprich am besten mit deinem Vorstand, dieser kann dir weitere Informationen geben.

Wie und wo beantrage ich ein eFZ?

Das erweiterte Führungszeugnis wird bei der örtlichen Meldebehörde persönlich beantragt und vom Bundesamt für Justiz ausgestellt. Die Beantragung ist unter bestimmten Voraussetzungen auch schriftlich oder über das Internet möglich. Frage hierfür am besten bei der zuständigen Meldebehörde nach. Du brauchst zusätzlich einen Nachweis über dein ehrenamtliches Engagement in der DPSG. Diesen findest du bei NaMi in deinem Profil, wenn du auf den Button „Führungszeugnis“ klickst.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Bildern gibt es hier.

Was kostet die Beantragung eines eFZ?

Für Ehrenamtliche ist die Beantragung kostenlos. Wenn die örtliche Meldebehörde das nicht weiß, hilft dir der RdP weiter.

Wie lange dauert es bis ich das eFZ bekomme?

Das eFZ wird innerhalb von 6 Wochen postalisch an deine private Adresse geschickt.

Wer nimmt Einsicht in das eFZ und was ist dabei zu berücksichtigen?

Das eFZ muss innerhalb von 3 Monaten nach Ausstellungsdatum im Original dem zuständigen Vorstand vorgezeigt werden. Dieser dokumentiert die Einsichtnahme und das eFZ behältst in jedem Fall du selbst. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es dem Vorstand nicht erlaubt, das eFZ einzubehalten, zu kopieren oder abzufotografieren.

Wir empfehlen eine Einsichtnahme durch den Mitgliederservice des Bundesamtes in Neuss. Zusammen mit einer Einverständniserklärung (ebenfalls bei NaMi hinterlegt) schickst du das eFZ per Post dorthin und bekommst es zusammen mit einer Bestätigung über die Einsichtnahme zurück. Anders als das eFZ selbst, ist diese Bestätigung 5 Jahre gültig und kann, falls nötig, auch noch zu einem späteren Zeitpunkt an anderer Stelle vorgelegt werden.

Wann muss ich ein neues eFZ beantragen?

Wenn das Datum der Einsichtnahme 5 Jahre zurückliegt.

Was ist, wenn sich jemand weigert, ein eFZ zu beantragen?

Unsere Präventionsmaßnahmen ergeben sich aus dem staatlichen und kirchlichen Recht und sind damit nicht verhandelbar. Versuche, mit der Person ins Gespräch zu kommen, um herauszufinden, was die Gründe dafür sind. Erkläre ihm*ihr den Hintergrund und plädiere auf den Kern der Sache, nämlich den Schutz der uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Weigert sich die Person noch immer, kann sie nicht in der angedachten Aufgabe tätig werden.

Verhaltenskodex

Muss ich den Verhaltenskodex unterschreiben?

Ja, alle Personen, die im DV Köln Mitglied sind oder kurzfristig tätig werden, müssen den Verhaltenskodex unterschreiben.

Ich habe damals bei meiner Präventionsschulung eine Selbstverpflichtungserklärung unterschrieben. Reicht das nicht?

Der Verhaltenskodex ist umfangreicher und ersetzt die Selbstverpflichtungserklärung. Unterschrieben werden, muss er auch wenn bereits eine Selbstverpflichtungserklärung unterschrieben wurde.

Was ist, wenn jemand den Verhaltenskodex nicht unterschreiben möchte?

Unsere Präventionsmaßnahmen ergeben sich aus dem staatlichen und kirchlichen Recht und sind damit nicht verhandelbar. Versuche, mit der Person ins Gespräch zu kommen, um herauszufinden, was die Gründe dafür sind. Erkläre ihm*ihr den Hintergrund und plädiere auf den Kern der Sache, nämlich den Schutz der uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Weigert sich die Person noch immer, kann sie nicht in der angedachten Aufgabe tätig werden.

Institutionelles Schutzkonzept

Wie oft muss das Institutionelle Schutzkonzept aktualisiert werden?

Immer dann, wenn sich etwas Grundlegendes in den Strukturen oder den Ansprechpartner*innen ändert. Spätestens alle 5 Jahre muss das gesamte Konzept evaluiert werden. Änderungen müssen dann allen Beteiligten in der Gliederung mitgeteilt werden. Dazu zählen sowohl die Kinder und Jugendlichen als auch die Eltern und Erziehungsberechtigten, die Leiterrunde und alle Helfenden und Mitarbeitenden.

Wer ist Ansprechpartner*in für das Institutionelle Schutzkonzept?

Im Diözesanbüro könnt ihr euch immer bei Sarah melden. Wenn ihr in das Schutzkonzept eurer Kirchengemeinde eingebunden seid, könnt ihr euch auch dorthin wenden.

Kann ich als Leiter*in bei der DPSG eine JuLeiCa beantragen?

Ja, das geht. Voraussetzungen und Hinweise zur Beantragung findest du hier.

Ich habe Probleme bei der Antragsstellung. Wen kann ich um Hilfe bitten?
Was ist ScoutNet und wozu kann ich es verwenden?

ScoutNet ist eine Plattform im Internet, gemacht für Pfadfinder*innen in Deutschland.

Es gibt verschiedene Funktionen und Dienste, wie beispielsweise der Kalender für Diözesen, Bezirke und Stämme, welcher in die jeweilige Homepage eingebunden werden kann.

Auch stellt ScoutNet verschiedene Informationen zu spezifischen Themen für Pfadfinder*innen und Interessierte zur Verfügung. Diese sind zum Beispiel:

  • Eine Liste von Pfadfinder*innengruppen in Deutschland
  • Übernachtungsmöglichkeiten in Deutschland (Zeltplätze und Jugendhäuser)
  • Homepage der Friedenslicht-Aktion
  • Fahrtenlieder
  • Kochrezepte
  • Knoten
  • Bezugsquellen für Zelte und Outdoorausrüstung
  • Informationen über Jamboree-On-The-Air und Jamboree-On-The-Internet (Veranstaltung der Weltpfadfinder Organisation, Austausch mit Pfadfinder*innen aus der ganzen Welt)
  • Webchat für Pfadfinder*innen in Deutschland und der ganzen Welt
Wie erstelle ich einen Account bei ScoutNet?

Erstelle dir einen Account unter https://www.scoutnet.de/community/register/. 

Um dich anzumelden musst du deine E-Mail-Adresse angeben. Wenn du dich registriert hast mit einem Benutzernamen, wird dir ein Freischaltcode an deine E-Mail-Adresse gesendet, den du bestätigen musst.

Wie kann man (Stammes-, Bezirks-) Termine in den Scoutnet-Kalender eintragen?

Um etwas in den Kalender einzutragen, musst du dich zunächst anmelden.

Unter dem Reiter „Kalender“ findest du dann eine Kurzanleitung, wo beschrieben wird wie man einen Termin eintragen kann.

Wenn du zum ersten Mal Termine in den Kalender hinzufügen möchtest, musst du allerdings zunächst die Rechte dafür beantragen. Diese Möglichkeit findest du unter dem Reiter "Community“ und "Rechte” und dann “Rechte beantragen” oder einfach hier.

Kann ich in ScoutNet Häuser und Zeltplätze eintragen?

Nein, noch nicht. Du kannst aber eine E-Mail mit den Daten, die auf der ScoutNet-Seite über das Haus oder den Zeltplatz erscheinen sollen, an ((mailto:info@scoutnet.de)) schicken und dann werden sie dort ergänzt.

Wo kann ich mich für Veranstaltungen anmelden?

Für Veranstaltungen anmelden könnt ihr euch hier. Ihr könnt euch dort für alle aktuellen Diözesanveranstaltungen anmelden. Das gilt auch für Veranstaltungen von Stufen-AKs oder anderen Gremien des DVs Köln.

Kann ich meine Daten für die nächste Anmeldung speichern?

Du kannst deine Daten über deinen NaMi-Account abrufen und so das Anmeldeformular mit den persönlichen Daten befüllen lassen. Dafür musst du bei deiner Anmeldung lediglich auch deine NaMi Anmeldedaten angeben.

Eine direkte Anmeldung über die DPSG Köln ist aus Datenschutzgründen nicht möglich und auch nicht vorgesehen.

Wie teuer ist die Teilnahme an einer DPSG Veranstaltung im DV Köln?

Die Preise für unsere regelmäßigen Veranstaltungen werden nach der Anzahl der Veranstaltungstage berechnet. Zu diesen Veranstaltungen gehören: Fett Frostig, Rover Spek, DVs Diözesanversammlung ****höchstes, beschlussfassendes Gremium der der DPSG Köln. Sie findet satzungsgemäß 1x pro Jahr statt und hat den Zweck, vom vergangenen Jahr zu berichten, Wahlen abzuhalten und über die für die Diözese richtungsweisenden Anträge abzustimmen. , Diko Diözesankonferenzen die Diözesankonferenzen finden 1x jährlich in allen Stufen statt und dienen dem Austausch zwischen der Bezirks- und der Diözesanebene. Außerdem werden dort die Delegierten und Ersatzdelegierten Vertreter*innen der einzelnen Stufen für die Diözesanversammlung gewählt. , ZAK Zentrale Arbeitskreisklausur ein Arbeitswochenende, bei dem alle diözesanen Arbeitskreise und ggf die Bezirksvorstände und DAGs gleichzeitig am selben Ort tagen. , ZEM Zentrale Erholungsmaßnahme Fortbildungsveranstaltungen die auf Diözesanebene 1x pro Jahr für Leiter*innen angeboten wird. Die Themen variieren dabei, für jede der vier Altersstufen wird aber eine speziell auf die Themen der jeweiligen Stufe angepasste Fortbildung angeboten. Diese Fortbildung ist für die Stämme verpflichtend, um über die DPSG Köln Fördermittel für ihre Stammeslager zu beantragen. Zentrale Erholungsmaßnahme ist das Fachwort für die Sommerlager, für die das ZEM nötig ist. , und das Bausteinwochenende

Tagesveranstaltungen 

  • Normaler Satz: 10,00 €
  • Bei Anmeldung nach Anmeldeschlss: 15,00 €

1 Übernachtung

  • Normaler Satz: 20,00 €
  • Bei Anmeldung nach Anmeldeschlss: 25,00 €

2 Übernachtungen 

  • Normaler Satz: 30,00 €
  • Bei Anmeldung nach Anmeldeschlss: 35,00 €

WBK inkl. Entwicklungswochenende 

Auch für [WBKs] gibt es einen Festpreis, der für alle unsere WBK-Wochenenden inklusive Entwicklungswochenende gilt. 

  • Normaler Satz: 140,00 €
  • Bei Anmeldung nach Anmeldeschlss: 150,00 €

Für besondere Veranstaltungen (wie z.B. das Jamb de Cologne oder Tortuga) werden individuelle Preise festgelegt. Diese sind dann den einzelnen Veranstaltungen zu entnehmen.

Bis wann muss der Teilnahmebeitrag überwiesen werden?

Bitte überweise das Geld bis spätestens 5 Tage vor Veranstaltungsbeginn (bei WBK Woodbadgekurs die - auch international anerkannte - Basisausbildung für Leiter*innen in der DPSG, die parallel zur Leitungstätigkeit in einzelnen Modulen begonnen und mit einem einwöchigen Woodbadgekurs abgeschlossen wird.  s bis spätestens 6 Wochen vor WBK Woodbadgekurs die - auch international anerkannte - Basisausbildung für Leiter*innen in der DPSG, die parallel zur Leitungstätigkeit in einzelnen Modulen begonnen und mit einem einwöchigen Woodbadgekurs abgeschlossen wird.  Beginn).

Was ist, wenn ich mir den Teilnahmebeitrag für die DV Veranstaltung nicht leisten kann?

Es gibt einen sozialermäßigten Beitrag für Diözesanveranstaltungen. Wenn du Schwierigkeiten hast, den Teilnahmebeitrag zu entrichten, schreibe einfach eine E-Mail mit einer kurzen Begründung an vorstand@dpsg-koeln.de. Es werden keine Nachweise benötigt, um den ermäßigten Beitrag zu beantragen.

Muss ich den Teilnahmebeitrag/Fahrtkosten privat bezahlen oder wird mir das Geld erstattet?

In den meisten Bezirken / Stämmen ist es gelebte Praxis, dass der Besuch von Veranstaltungen die dem Wohle des Stammes / Bezirks dienen (also z.B. Diözesankonferenzen oder die Diözesanversammlung), der Teilnahmebeitrag vom Stamm / Bezirk, den ihr als Delegierte vertretet, erstattet wird. Fragt dazu am besten eure StaVo Stammesvorstand der Stammesvorstand besteht aus drei gleichberechtigten Mitgliedern: einer weiblichen und einem männlichen Vorstand und dem\*der Sammeskurat\*in. Die Vorstandsmitglieder werden immer für eine Periode von 3 Jahren gewählt. Sie vertreten den Stamm nach außen und leiten ihn im Rahmen der Vorgaben aus der Satzung und Ordnung.  s/BeVo Bezirksvorstand der Bezirksvorstand besteht aus drei gleichberechtigten Mitgliedern: einer weiblichen und einem männlichen Vorstand und dem*der Bezirkskurat*in. Die Vorstandsmitglieder werden immer für eine Periode von 3 Jahren gewählt. Sie vertreten den Bezirk nach außen und leiten ihn im Rahmen der Vorgaben aus der Satzung und Ordnung. s, wie es bei euch gehandhabt wird.

Auf der Diözesanebene werden z.B. für Fahrten zu den Bundesstufenkonferenzen immer sowohl die Fahrtkosten, als auch der Teilnahmebeitrag der zwei Delegierten ganz und für eine dritte Person zur Hälfte gezahlt.

Was ist, wenn ich mich zu einer Veranstaltung angemeldet habe, aber nicht mehr teilnehmen kann?

Wenn du doch nicht an einer Veranstaltung teilnehmen kannst, zu der du dich angemeldet hast, kannst du dich jederzeit wieder über den Abmeldelink in deiner Anmeldebestätigungsmail, die du von uns bekommst hast, abmelden. Du findest sie unter dem Absender: veranstaltungen@dpsg-koeln.de

Bei einer Absage der Teilnahme durch die*den Teilnehmenden von weniger als 5 Tagen vor der Veranstaltung, muss der volle Teilnahmebeitrag gezahlt werden.

Ich habe mich für eine Veranstaltung angemeldet, aber keine Bestätigungsmail erhalten. Was nun?

Bitte sieh in deinem Spam Ordner nach, ob die Bestätigungsmail nicht dort gelandet ist. Du findest sie unter dem Absender: veranstaltungen@dpsg-koeln.de.

Solltest du dann immer noch keine Bestätigungsmail von uns finden können, melde dich bitte entweder telefonisch oder per E-Mail bei uns.

Ich bin nicht damit einverstanden, dass Foto- und Videoaufnahmen von mir gemacht werden. Was muss ich beachten?

Deine Persönlichkeitsrechte sind uns sehr wichtig, daher kannst du bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen auswählen, ob du damit einverstanden bist fotografiert (und im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit der DPSG Köln veröffentlicht) zu werden. Dafür musst du einfach einen Haken unter dem Punkt “Foto-, Video- und Tonrechte” weglassen. Bei deinen Gruppenkindern gibt es nochmal andere Bestimmungen. Du findest die ausführliche Erklärung hier.

Wenn du (oder eines deiner Gruppenkinder) nicht fotografiert / gefilmt werden möchtest, gib uns bitte nochmal gesondert an der Anmeldung zur Veranstaltung vor Ort Bescheid. Um sicherzustellen, dass diejenigen, die Foto-/Videoaufnahmen machen, dich erkennen, geben wir dir dann ein markantes farbiges Band, das du immer gut sichtbar an deiner Kluft tragen solltest. Nur so können wir gleichzeitig Fotos / Videos von unseren Veranstaltungen erstellen und deine Privatsphäre schützen.

Personen, die alt genug sind, achten bitte auch selber darauf, dass sie bei Foto-/Videoaufnahmen nicht im Bild sind.

Wichtig: Die Unterschrift dieser Einverständniserklärung ist freiwillig und führt nicht zum Ausschluss von der Veranstaltung. Alle Aufnahmen werden lediglich für die Öffentlichkeitsarbeit der DPSG Köln genutzt und nicht an Dritte weitergeleitet.

Ich stehe auf der Warteliste für eine Veranstaltung. Wie erfahre ich, ob ich noch teilnehmen kann oder nicht?

Wenn du dich für eine Veranstaltung angemeldet hast und auf der Warteliste stehst, bekommst du von uns eine E-Mail, sobald ein Platz frei wird. Du hast dann die Möglichkeit, dich für die frei gewordene Unterveranstaltung anzumelden, für die du auf der Warteliste stehst. Wenn du keine solche E-Mail von uns bekommst, kannst du leider nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Wofür kann ich Zuschüsse beantragen?

Zuschüsse gibt es für Veranstaltungen mit Kindern und Jugendlichen (Bildungsveranstaltungen sowie Freizeiten) und für Veranstaltungen mit Leitenden (Aus- und Fortbildung sowie Qualitätssicherung).

Für einen besseren Überblick kannst du dir auch dieses Schaubild ansehen.

Kann ich nur bei euch Zuschüsse beantragen?

Bei den Zuschüssen, die ihr bei uns beantragt, handelt es sich um Mittel des Landes NRW. Verteilt werden sie über den Ring deutscher Pfadfinder- und Pfadfinderinnen NRW e.V. (RdP).

Darüber hinaus kannst du oft auch kommunale Mittel für euer Veranstaltungen bekommen. Hierfür musst du dich bei eurer Stadt/ Gemeinde informieren.

Kann ich sowohl Landes- als auch kommunale Mittel für dieselbe Veranstaltung beantragen?

Im Prinzip ja. Die Veranstaltung darf nur nicht „überfördert” werden, also mit mehr Geld gefördert werden, als eigentlich ausgegeben wurde.

Es gibt einen Eigenanteil von 10 % der Gesamtkosten. Hinzu gerechnet wird die kommunale Förderung. Wenn dann noch Kosten übrig sind, kannst du noch Landesmittel über den RdP beantragen.

Werden auch die Teilnahmegebühren angerechnet?

Die eingenommenen Teilnahmegebühren spielen für die Förderung keine Rolle, sie müssen auch nicht angegeben werden.

Wie beantrage ich die Landesmittel?

Alle Veranstaltungen könnt ihr jetzt einfach online anmelden. Es gibt 2 verschiedenen Antragsformulare. Eines für Sommerlager und andere Freizeiten: https://forms.office.com/r/nE7FtwpvHK Anträge für Sommerlager müssen bis 31. Mai des Jahres vorliegen

Ein anderes für Bildungsveranstaltungen (mit Kindern/Jugendlichen) oder Aus- und Fortbildungsveranstaltungen sowie Qualitätssicherungen (mit Leitenden) https://forms.office.com/r/Jk56L5b53F Am besten schon zu Beginn des Jahres beantragen, es ist aber im gesamten Jahr noch möglich.

Was ist der „Öko-Euro“ und wie kann ich ihn beantragen?

Für besonders nachhaltige Lager ist es möglich den Öko-Euro zu beantragen. Er soll eure Bemühungen unterstützen und gewährt 1 € zusätzlich pro Teilnahmetag. Grundsätzlich kannst du für alle Veranstaltungen den Öko-Euro beantragen. Du musst dafür einfach auf dem Anmeldeformular das Feld Öko-Euro ankreuzen. Bei der Abrechnung reichst du dann neben den anderen Unterlagen auch den ausgefüllten Öko-Fragebogen ein. Den schaust du dir am besten schon vor der Veranstaltung an, damit du weißt, worauf es ankommt, wenn man den Öko-Euro bekommen möchte.

Welche Formulare muss ich bei der Abrechnung einreichen?

Welche Formulare du brauchst, kannst du in diesem Schaubild sehen. Ausführliche Erklärungen zu jeder Veranstaltungsart und die benötigten Formulare zum Download findest du unter „Für Mitglieder-Zuschüsse”.

Muss ich bei der Abrechnung der Veranstaltung alle Original-Quittungen einreichen?

Bei allen Veranstaltungen, die du über das Diözesanbüro abrechnest, ist derzeit der DV Köln Träger der Veranstaltung und so auch verantwortlich für die Unterlagen. Reiche daher bitte alle Quittungen und Belege im Original ein, Scans reichen nicht, es sei denn du hast eine Rechnung auch nur als Mailanhang erhalten. Der RdP hebt die Originalunterlagen 10 Jahre lang auf, so dass sie jederzeit für eine Prüfung durch das Land vorliegen. Theoretisch könnten die Originalbelege auch bei der Kommune, bei uns oder bei eurem Kassenwart aufbewahrt werden. Sie müssen dann aber für eine Prüfung des Landes NRW innerhalb einer Woche vorliegen. Da weder der RdP noch wir in den Diözesanbüros scharf darauf sind, diese Quittungen dann in aller Eile auftreiben zu müssen, bleibt es dabei, dass die Originale an den RdP geschickt werden. Vielleicht gibt sich das Land in einigen Jahren ja auch mit digitalen Nachweisen zufrieden. Falls bei eurer Kommune auch mal eine Prüfung stattfindet, wo die Originalunterlagen verlangt werden, können sie kurzfristig beim RdP angefordert werden.

Gibt es auch Zuschüsse für Anschaffungen?

Im Prinzip nicht. Wenn ihr jedoch eine Anschaffung speziell für diese eine Veranstaltung anschafft, die ihr abrechnet, werden die Kosten normalerweise auch anerkannt, z. B. bei einem Kostüm, das ihr für das Motto eures Lagers brauchtet. Wenn es sich dagegen um eine Anschaffung handelt, die weiter verwendet werden kann (Zeltmaterial, Grill, Geschirr etc.) werden die Kosten anteilig angerechnet. Angerechnet werden höchstens 50 € pro Position, insgesamt dürfen die Anschaffungskosten nicht mehr als 5 % der Gesamtkosten betragen. Das heißt, wenn ihr beispielsweise Geschirr für 150 € kauft, werden 50 € angerechnet, ihr müsst aber mindestens 1000 € Gesamtkosten haben.

Was ist NaMi und wozu wird es verwendet?

NaMi ist die namentliche Mitgliedermeldung der DPSG und im Grunde eine Datenbank, in der alle Stammdaten der Mitglieder hinterlegt sind. Dort sind sowohl personenbezogene Daten wie z.B. Wohnsitz, Geburtsdatum, Bankverbindung, E-Mail-Adresse, etc. zu finden, als auch die jeweiligen Tätigkeiten beschrieben, die eine Person innerhalb der DPSG innehat (z.B. Juffi, Rover, Leiter*in, Materialwart, StaVo, Mitglied im Diözesanarbeitskreis, etc.).

Über NaMi hast du den Überblick über alle Personen in deinem Stamm und kannst sie ganz einfach kontaktieren, oder nach bestimmten Kriterien filtern. Und auch andere Ebenen nutzen NaMi, um mit dir in Kontakt zu treten (z.B. die Diözesan- oder Bundesebene). Daher ist es sehr wichtig, dass NaMi gewissenhaft und regelmäßig gepflegt wird. Sonst erreichen dich Nachrichten und E-Mails ggf. nicht.

Wie kann ich auf die Daten meines Stammes/Bezirks zuzugreifen?

Den Login für im System existierende Benutzer*in erfolgt mit der Mitgliedsnummer und dem Passwort. Jetzt ist noch relevant, welche Rechte an dich vergeben wurden, denn das entscheidet darüber, was du dann in NaMi überhaupt sehen kannst. Als Stavo oder NaMi–Administrator*in hast du sehr umfangreiche Rechte, als normale*r Gruppenleiter*in leider nicht. Solltest du mehr Rechte benötigen, kannst du deinen NaMi-Admin/Stavo darum bitten! Achte aber aus Datenschutzgründen darauf, dass nur Personen Lese- und Schreibrechte bekommen, die sie auch wirklich benötigen.

Warum sollte ich NaMi nutzen?

Natürlich hängt es von dir ab, wie gut NaMi gepflegt wird. Allerdings ist es eure Aufgabe als Stamm, alle eure Mitglieder einzutragen und die Daten aktuell zu halten. Und es gibt viele gute Gründe NaMi gewissenhaft zu nutzen:

  • Alle personenbezogenen Daten des Stammes liegen an EINEM Ort
  • NaMi ist Datenschutzkonform und sicher
  • Du brauchst keine Telefon- und Gruppenliste mehr
  • Du kannst von jedem Rechner der Welt auf eure Gruppendaten zugreifen
  • Alle gemeldeten Mitglieder sind versichert
  • Viele weitere Funktionen (Fördervereinsdaten, Teilnahmelisten für Stammeslager, Erweiterte Führungszeugnis,..) sind verfügbar!
  • Unterstützung durch Diözesanbüro und Mitgliederservice
  • Alle Leiter*innen bekommen nur dann alle Infos von Diözesan- und Bundesebene, wenn auch ihre E-Mail-Adresse hinterlegt sind
Wo finde ich Unterstützung, wenn ich Probleme mit NaMi habe?

Es gibt verschiedene Wege, Infos über NaMi zu erhalten:

  1. Ein Handbuch vom Mitgliederservice bietet dir Informationen zur allgemeinen Nutzung.
  2. Im FAQ-Bereich von der NaMi werden häufige Fragen beantwortet.
  3. Solltest du hier keine Lösung gefunden haben, kannst du dich auch per E-Mail beim Mitgliederservice melden.
Wie bereite ich mich am besten auf ein Lager vor, um in Notsituationen adäquat reagieren zu können?

Wir können nicht alle Eventualitäten abdecken, aber hier sind ein paar Handlungsideen, die sich in der Vergangenheit als nützlich erwiesen haben:

  • Informiere dich vorher über Notarztpraxen, Krankenhäuser und Ärzt*innen in der Umgebung und notiere dir ihre Nummern, um in einer Notsituation nicht erst Googeln zu müssen.
  • Unser Notfalltelefon ist während der Sommerferien und über Pfingsten ständig für euch besetzt. Hier kannst du anrufen, wenn du Hilfe benötigst und wirst ggf. zu den nötigen Anlauf-/Beratungsstellen weitergeleitet. Speicher dir die Nummer unseres Notfalltelefons am besten schon vorher ein.
  • Seid ihr vor Ort in einem Gästehaus, informiere dich über Rettungswege und Notsammelpunkte und gebe diese Infos auch an alle Teilnehmenden weiter. Außerdem sollten zuständige Leiter*innen bestimmen, die die Evakuierung überwachen und kontrollieren, ob die ganze Gruppe vollständig am Sammelpunkt angekommen ist.
  • Setzt euch am besten im Leitungsteam bei der Lagervorbesprechung zusammen und besprecht alle sicherheitsrelevanten Punkte.
Muss ich immer Erste-Hilfe-Material dabeihaben?

Ihr seid als Leiter*innen verpflichtet euch auch auf Notfälle vorzubereiten. Es gibt kein Gesetz, das eine Erste-Hilfe-Tasche vorschreibt. Dennoch die klare Empfehlung, entsprechende Ausrüstung dabei zu haben.

Eine genaue Empfehlung zu Größe oder Inhalt ist hier nicht möglich. Es sollte aber immer der Situation angepasst sein. Also vom Pflaster bei der kleinen Wanderung, über den Erste-Hilfe-Koffer im Stufenlager bis hin zu angepasster Ausrüstung bei einem Bezirks- oder Diözesanlager. Außerdem sollte es an der Aktivität ausgerichtet werden. Schnitzen mit Wölflingen ist anders zu bewerten als Wandern mit dem Förderverein.

Dürfen nur gesunde Kinder mit ins Sommer/Pfingst-Lager?

Natürlich sollten die Kinder nicht an schweren akuten Krankheiten leiden. Aber es gibt ja auch chronische Krankheiten oder Allergien, die eine Mitfahrt dennoch erlauben. Kinder/Jugendliche sollten deswegen nicht von vorneherein ausgeschlossen werden. Im Endeffekt entscheidet ihr als Leitungsteam, für was ihr die Verantwortung tragen wollt und könnt. Aber wir versuchen niemanden nur aufgrund einer Erkrankung auszuschließen. Vielleicht gibt es ja einen Weg, dass das Kind/ der*die Jugendliche doch mitfahren kann.

Sonderfall Corona: In der aktuellen Situation sollte bei einer möglichen COVID 19 Erkrankung zuvor auf jeden Fall der Rat eines Arzte*einer Ärztin eingeholt werden und das Kind / der*die Jugendliche nur bei einer Entwarnung mit ins Lager genommen werden. Das gilt natürlich auch für Leitende selbst.

Dürfen Leiter*innen mit chronischen Krankheiten oder anderen gesundheitlichen Einschränkungen die Aufsicht über Kinder übernehmen?

Es gibt von Seiten der DPSG keine Vorgaben zum gesundheitlichen Zustand der leitenden Person. Wichtig ist hier vor allem, was du dir zutraust und ob du der Meinung bist, deiner Rolle als Leiter*in auch mit der Erkrankung gerecht zu werden. Außerdem soll die Aufsichtspflicht ja schon aus Gründen der Prävention stets zu zweit ausgeübt werden und so könnt ihr euch im Krankheitsfall gegenseitig unterstützen.

Wie kann ich mich als Leiter*in absichern, wenn es um die Gesundheit der Kinder geht?

Am besten lässt du dir vorher von den Eltern einen Gesundheitsbogen ausfüllen. So bist du über alle gesundheitlichen Belange deiner Schützlinge informiert und kannst entsprechend handeln. Bitte lese dir schon vor der Fahrt auf jeden Fall alle eingereichten Gesundheitsbögen gewissenhaft durch und stelle ggf. noch vor dem Lager Rückfragen.

Darf ich als Leiter*in den Kindern Medikamente verabreichen?

Darf ich als Leiter*in den Kindern Medikamente verabreichen?

Die Rechtslage ist da eindeutig – du darfst keine Medikamente auf eigene Faust verabreichen. Das betrifft alle Medikamente (auch solche, die harmlos wirken, wie Kopfschmerztabletten oder Globuli).

Es gibt lediglich zwei Ausnahmen:

  • Wenn du Ärzt*in bist, gelten andere Regeln. (Die kennst du dann aber auch)
  • Wenn im Gesundheitsbogen angegeben ist, dass ein Kind Medikamente nehmen muss, bist du sogar verpflichtet, dem Kind die entsprechenden Medikamente zu geben. Du bist dann auch für die Lagerung, Dosierung und den Zeitpunkt der Einnahme des Medikaments verantwortlich.
Brauchen Betreuer*innen bei Bade- bzw. Wassersportveranstaltungen eine Rettungsschwimmer*innenausbildung?

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass ein*e Leiter*in mit Rettungsschwimmerausbildung bei einer Fahrt dabei ist.

Wir als Verband empfehlen euch dennoch Leiter*innen dabei zu haben, die ein Rettungsschwimmerabzeichen gemacht haben. Welcher Grad ist dabei nicht vorgeschrieben.

Du solltest außerdem in jedem Fall die Eltern vorher darüber informieren, dass ihr einen Schwimmausflug plant und euch eine Bescheinigung unterschreiben lassen, dass ihr Kind schwimmen kann und darf. Am besten erfasst du diese Frage bereits im Gesundheitsfragebogen.

Sei aber vor allem beim Schwimmen in offenen Gewässern immer lieber vorsichtig und orientiere dich mit dem, was ihr den Kindern erlaubt, an deren Kenntnissen und der Ausbildung eurer Leiter*innen.

Müssen die Betreuer*innen überprüfen, ob die minderjährigen Teilnehmer*innen Schwimmer*innen sind oder nicht?

Grundsätzlich darfst du auf die Angaben der Sorgeberechtigten im Gesundheitsbogen vertrauen. Wenn jedoch Grund zum Zweifel an den Angaben besteht, bist du verpflichtet, die Schwimmfähigkeiten selbst zu überprüfen.

Außerdem sollte bei allen Teilnehmer*innen das schriftliche Einverständnis der Eltern vorliegen, dass keine unmittelbare Beaufsichtigung erforderlich ist.

Welche Gewässer sind nur für Schwimmer*innen oder auch für Nichtschwimmer*innen geeignet?

Die Beurteilung hängt in erster Linie von der Körpergröße und der Wassertiefe ab. Hier hat sich die Ansicht etabliert, dass ein Gewässer dann ein Nichtschwimmergewässer ist, wenn es der betreffenden Person maximal bis zur Brust (Brustwarzen) reicht. Zu berücksichtigen ist hierbei aber auch ggf. die Strömung des Gewässers, der Wellengang und die Sogwirkung.

Dürfen Schwimmer*innen unbeaufsichtigt schwimmen, müssen Nichtschwimmer*innen immer beaufsichtigt werden? Müssen Aufsichtspersonen immer am Beckenrand oder Ufer stehen?

Diese Fragen lassen sich nicht pauschal beantworten, sondern bedürfen einer Einzelfallentscheidung. Teilnehmer*innen dürfen dann unbeaufsichtigt schwimmen, wenn die Sorgeberechtigten über die geplanten Bade- bzw. Wassersportaktivitäten umfassend aufgeklärt wurden, auf dieser Basis eine Einverständniserklärung abgeben und es sich bei den Teilnehmer*innen zweifelsfrei um Schwimmer*innen handelt.

Nichtschwimmer*innen müssen in Nichtschwimmergewässern nicht ständig beaufsichtigt werden, denn dort ist durch die Gewährleistung einer maximalen Wassertiefe (in Relation zur Körpergröße des*der kleinsten in Frage kommenden Nichtschwimmer*in der Gruppe) ein Ertrinkungsrisiko weitgehend ausgeschlossen.

Welche Anforderungen gibt es bei besonderen Wassersportaktivitäten (Rafting, Canyoning, etc.)?

Wir empfehlen dir, derartige Aktivitäten nicht ohne ausreichende Qualifikation auf eigene Faust anzubieten.

Greife bei Wassersportaktivitäten lieber auf die Angebote professioneller Dienstleister*innen zurück. Diese übernehmen zwar nicht die generelle Aufsichtspflicht über die Teilnehmer*innen – diese verbleibt bei dir, entbinden dich allerdings von der Umsetzung der für die betreffende Sportart konkret erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen. Lediglich die Frage, ob die geplante Aktivität generell für die Teilnehmer*innen geeignet ist, verbleibt in deinem Verantwortungsbereich.

Achte auf jeden Fall darauf, dass die Eltern über alle geplanten Aktivitäten informiert wurden und ihnen zugestimmt haben.

Wer kann Sonderurlaub beantragen?

Zunächst gibt es das Sonderurlaubsgesetz, das vorsieht, ehrenamtlich in der Jugendhilfe tätigen Personen über 16 Jahren Sonderurlaub zu gewähren. Hier findest du den Gesetzestext, den du deinem Arbeitgeber vorlegen kannst.

Wer bekommt bezahlten Sonderurlaub?

Du kannst beim RdP NRW eine Erstattung deines Verdienstausfalls beantragen.

Dieser Antrag auf Sonderurlaub kann nur von Arbeitnehmer*innen gestellt werden, die in der freien Wirtschaft tätig sind und in einem Arbeitsverhältnis mit Arbeitsvertrag stehen.

Wie stelle ich den Antrag?

Das ist einfach. Du findest den Antrag auf der Homepage des RdP. Wenn du das Antragsformular anklickst, gibt es auch ausführliche Erklärungen zum Thema Sonderurlaub und zum Ausfüllen des Antrags.

Wer kann keinen bezahlten Sonderurlaub beim RdP beantragen?

Ausgeschlossen von der Förderung sind:

  • Beschäftigte im Öffentlichen Dienst (z. B. Bund, Land, Kreis, Stadt, Gemeinde) Wer beim Land NRW beschäftigt ist, erhält auf Antrag bezahlten Sonderurlaub. Für alle anderen im Öffentlichen Dienst Beschäftigten gilt, dass es im Ermessen des Arbeitgebers liegt, ob er bezahlten Sonderurlaub gewährt oder auch nicht. Leider gibt es auch dann keine Erstattung vom RdP, wenn der Arbeitgeber keinen bezahlten Sonderurlaub gewährt.
  • Beschäftigte, die in einer Institution arbeiten, die der staatlichen Aufsicht unterstehen (z.B. Rundfunk, GEZ, Sparkassen, Körperschaften und Stiftungen des öffentlichen Rechts, Bundeswehr, Ersatzkassen wie AOK, Barmer, GEK, etc.)
  • Beschäftigte, die kraft Gesetzes, Satzung oder Gesellschaftsvertrag allein oder als Mitglied des Vertretungsorgans zur Vertretung einer juristischen Person oder einer Personengesamtheit berufen sind (z. B. Geschäftsführer*innen oder Vorstandsmitglieder)
  • Absolventen des Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJler) und des Bundesfreiwilligendienstes
  • Alle Selbständigen
  • Beschäftigte, deren Arbeitgeber gleichzeitig Träger der Maßnahme ist, für die Sonderurlaub beantragt wird

Der Arbeitgeber „Kirche“ gilt im Sinne des Sonderurlaubsgesetzes nicht als „Öffentlicher Dienst“.

Was kann ich tun, um meinen Sonderurlaub trotzdem bezahlt zu bekommen?

Es liegt im Ermessen der öffentlichen Arbeitgeber, ob sie bezahlten Sonderurlaub gewähren oder nicht. Die meisten unserer Leiter*innen haben jedoch gute Erfahrungen mit ihren Arbeitgebern gemacht. Du kannst eine E-Mail an Renate schicken mit der Angabe des Zeitraums, für den du Sonderurlaub beantragen möchtest. Dann bekommst du von uns ein Schreiben, das du deinem Arbeitgeber vorlegen kannst und ihn hoffentlich überzeugt.

Auch auf der Seite des RdP kannst du dir ein ähnliches Schreiben herunterladen.

Gibt es weitere Voraussetzungen, um Sonderurlaub bekommen zu können?

Beim Antrag wird unterschieden zwischen leitender und helfender Tätigkeit. Für beides kannst du Sonderurlaub beantragen.

Bei der leitenden Tätigkeit bestätigt der Träger der Veranstaltung (meistens euer Stamm, stellvertretend also der StaVo) mit seiner*ihrer Unterschrift, dass du sowohl eine Grundausbildung (verbandsspezifische Leiter*innenausbildung nach JuLeiCa Standard), als auch einen Erste-Hilfe-Kurs besucht hast.

Das bedeutet nicht, dass alle Leiter*innen die JuLeiCa haben müssen. Wir denken allerdings, dass diese Grundausbildung zumindest aus den folgenden Teilen unserer Modulausbildung bestanden haben sollte:

  • Einstieg (Schritt 1 und 2)
  • 1a Identität und Leitungsstil
  • 1c politisches Handeln und Mitbestimmung
  • 2a Lebenswelt und Pädagogik
  • 2d+ 2e Präventionsschulung Basis Plus
  • 3c Finanzen, Haftung und Versicherung
Können auch Helfer*innen Sonderurlaub beantragen, z.B. die mitreisende Mutter als Köchin?

Ja, das ist möglich. Der Träger der Veranstaltung (meistens euer Stamm, stellvertretend also der StaVo) bestätigt mit seiner*ihrer Unterschrift, dass die helfende Person für die Tätigkeit geeignet ist.

Muss mein Arbeitgeber seinen Sitz in NRW haben?

Nein, das ist keine Voraussetzung mehr. Du kannst trotzdem die Erstattung des Verdienstausfalls beim RdP NRW beantragen.

FAQs rund um den Datenschutz

Rund um den Datenschutz gibt es viele Besonderheiten zu beachten. Da die DPSG Bundesebene ausführliche FAQs zu diesem Thema erstellt hat, verlinken wir hier einfach auf die entsprechende Homepage-Seite. Dort werden euch alle Fragen rund um die DSGVO, das KDG und sonstige Datenschutz-Angelegenheiten beantwortet.

Ansonsten haben wir noch eine gute, ausführliche Arbeitshilfe des BDKJ, in die ihr euch in die seit der DSGVO geltenden Bestimmungen einlesen könnt.

Bitte denkt immer daran: Wir versuchen euch so gut es geht über aktuelle Geschehnisse zum Datenschutz auf dem Laufenden zu halten, können aber keine rechtlich gültige Beratung anbieten.

Was kann ich im Diözesanbüro ausleihen?

Wir verleihen Veranstaltungsmaterial, Dekomaterial, Verkleidungen, Spiele etc.

Aber Achtung: Wir leihen aus gegebenen Gründen kein Verbrauchsmaterial, wie zum Beispiel Stifte, Absperrband und Ähnliches aus.

Wer kann sich Material im Diözesanverband ausleihen?

Im Diözesanbüro können sich unsere Stämme und Bezirke des Diözesanverbands Köln Sachen ausleihen. Allerdings verleihen wir nicht an Privatpersonen.

Was muss ich tun, um Material auszuleihen?

Schreib uns einfach an und frage nach dem Material, welches du ausleihen möchtest. Wir sagen dir dann, ob das angefragte Material aktuell verfügbar ist.

Am besten erreichst du die FSJler*in hier.

In deiner E-Mail solltest du folgende Angaben machen:  

  • Wer leiht aus (Stamm/Bezirk)
  • In welchem Zeitraum
  • Material in genauen Mengenangaben
Wo muss das Material abgeholt werden?

Das Material holst du bei uns im Büro ab. Wir freuen uns, wenn du uns dafür eine Zeitangabe machst und sei es nur für einen ungefähren Zeitraum, in dem du kommst.

Bis wann muss das Material wieder zurückgegeben werden?

Dazu gibt es keine genaue Regelung. Wir vereinbaren mit dir, wann du es wieder zurückbringst. Das ist abhängig davon, wie lange dein Stamm oder Bezirk das Material benötigt und zu welchem Zeitpunkt wir das Material wieder im Büro brauchen.

Was passiert, wenn etwas kaputtgeht, ich etwas verliere, oder es zu spät zurückbringe?

Wenn du es nicht schaffst, etwas rechtzeitig zurückzubringen, dann melde dich telefonisch oder per E-Mail bei unseren FSJlern. Wir finden im Gespräch meist eine Lösung.

Wenn Material zwingend an einem bestimmten Tag zurückgegeben werden muss, dann sagen wir dir vorher Bescheid. Wenn etwas durch dein Verschulden kaputt oder verloren geht, bist du durch deine Sorgfaltspflicht verpflichtet, es zu ersetzen.

Wo kann ich sonst noch Materialien ausleihen?

Das Thema Versicherungen ist vielfältig. Daher hat das Bundesamt auf seiner Homepage eine umfangreiche Liste mit FAQs erstellt, in denen die wichtigsten Fragen rund um dieses Thema beantwortet werden. Dort findest du außerdem die Kontaktdaten der Ecclesia, der offiziellen Versicherung der DPSG.

Falls du eine Frage hast, die dort nicht beantwortet wird, kannst du dich gerne an uns wenden, wir bemühen uns dann, euch weiter zu helfen und jemanden zu finden, der sich auskennt.